ASANA 활용 가이드라인 – 2. 태스크 생성하기

ASANA 활용 가이드라인 – 2편 태스크 생성하기

 

안녕하세요 엘프 여러분 🙂

이번 편에서는 아사나의 기본 활용인 Task Card의 생성에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

일단 우리는 아사나를 왜 활용할까요?

  1. 그냥 다른 스타트업들이 쓰니까
  2. 업무, 히스토리, 협업 관리를 위해서
  3. 회사 관리를 위해서
  4. 그냥 멋있어 보여서

네..정답은 너무 뻔하겠죠?

업무와 히스토리, 협업 관리를 위한 최소 필요단위를 ‘Task’라고 하고 이를 카드 형태로 만들어서 협업자와 히스토리를 기록하는 것이 아사나 활용의 기초입니다.

여기에 업무의 시각화와 최적화에 효율적인 칸반 보드를 더하여 현재 우리의 아사나 협업 체계의 기초를 만들게 됩니다.

칸반에 대해서 궁금하신 분들은 다음의 링크를 봐주세요 (https://ko.atlassian.com/agile/kanban)

그러면 오늘은 태스크를 생성하여 실제로 프로젝트의 칸반 보드에 위치시키는 방법에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

 


 

1. 업무가 생기면 보드의 ‘+’ 혹은 MY TASK의 ‘ADD TASK’를 눌러 태스크 카드를 추가해줍니다.

생성된 카드를 클릭하여 제목을 작성해줍니다. 제목은 아래의 규칙에 따릅니다.

  • 자사 브랜드 및 서비스 유관 업무일 경우 : 브랜드명_업무명 (ex : 누벨르_PXN 2차 발주 및 제형변경)
  • 일반 및 프로젝트성 업무 일 경우 : 주관 팀명_대주제 업무명 (ex : MC_엘빈즈 마케팅 제안)

 

보드에서 ‘+’를 눌러 추가해줍니다.

 

MY TASK의 ‘ADD TASK’를 통해서도 추가가 가능합니다.

 

생성된 카드를 클릭하여 제목을 작성합니다.

 


 

2. 생성이 완료된 뒤 제목을 클릭하면 생성된 Task Card가 팝업으로 나옵니다.

기본적인 화면의 구성과 사용법을 숙지합니다.

  1. 담당자 : 담당자의 지정
  2. 마감일자 : 마감일자의 지정
  3. 서브 태스크 : 하위 태스크 생성
  4. 첨부파일 : 파일 첨부
  5. 프로젝트 : 프로젝트의 이동, 추가 및 삭제
  6. 제목 : 제목 수정 및 태스크의 완료 체크
  7. 내용 : 상세 내용 작성 및 수정
  8. 히스토리 : 카드의 수정, 변경사항 및 댓글 등의 히스토리 기록됨
  9. 댓글 : 우리가 아는 그 댓글
  10. 팔로워 : 여기에 팔로워로 추가되면 ‘IN BOX’를 통해서 카드의 진행 소식을 업데이트 받을 수 있음

 

카드의 화면 구성

 


 

3. 우선적으로 반드시 담당자와 마감일자를 지정합니다.

담당자나 마감일자가 확실하지 않은 경우에도 ‘선지정 후조정‘ 하도록 합니다. 업무 관리의 기본은 담당자와 기간을 지정하는 것입니다.

 

 

이름을 입력한 뒤 드롭다운 메뉴에서 선택합니다.

 

태스크 업무의 마감일자를 기록합니다.

 


 

4. 업무의 특성에 따라서 프로젝트를 추가해줍니다.

카드의 프로젝트 부분에 마우스 오버 하면 ‘X’를 통한 삭제와 ‘+’를 통한 추가가 가능합니다.

 

 


 

5. 현재 활용되고 있는 프로젝트의 분류 다음과 같습니다.

  1. 개인용 프로젝트 (명칭 : 팀+직급명 이름 PP) : 개인이 업무관리 목적으로 추가, 소유자 개인이 추가
  2. 팀 프로젝트 (명칭 : 팀명) : 팀 전체적으로 관리해야 하는 업무, 소속 팀장 혹은 협업 요청하는 타 팀에서 추가
  3. 브랜드 프로젝트 (명칭 : Brands Management) : 전사적으로 관리해야 하는 자사 브랜드 업무
  4. 프로젝트성 프로젝트 (명칭 : Project Management) : 전사적으로 관리해야 하는 프로젝트성 업무

해당 업무를 생성한 뒤에 개인 업무에 가까운지 팀과 공유 혹은 협업해야 하는 업무인지 판단합니다. > 굵게 표시된 내용이라면 팀 프로젝트를 추가합니다.

해당 업무가 팀 내에서 관리되는지 전사적으로 공유 및 협업해야 하는 업무인지 판단합니다. > 굵게 표시된 내용이라면 브랜드 혹은 프로젝트성 프로젝트를 추가합니다.

브랜드와 관련된 업무는 ‘브랜드 프로젝트’로 그 외 프로세스 개선 혹은 신규 기획, 전사 적용되는 업무일 경우에는 ‘프로젝트성 프로젝트’를 추가합니다.

프로젝트를 추가할 때에는 다음과 같은 규칙을 지키도록 합시다.

  • 내가 포함되는 업무의 경우는 반드시 개인 프로젝트에 추가하여 관리합니다.
  • 너무 많은 프로젝트가 포함되지 않도록 합니다. (팀 단위가 아닌 타 팀의 구성원이 체크 정도 하는 업무에 타 팀을 포함시키지 않습니다. 팔로워 혹은 서브 태스크 담당자의 기능을 활용합니다. 너무 많은 태스크가 프로젝트에 위치할 경우에는 효율성이 반감됩니다. 물론 별도로 해당 팀에서 담당자를 정해야 하는 경우에는 예외입니다.)
  • 업무의 공유 및 협업 범위를 판단하여 ‘개인 > 팀 > 전사’ 프로젝트 순으로 포함시킵니다.

 

카드의 프로젝트 추가 화면

 


 

6. 전사 공유 프로젝트의 경우는 내용 상단에 추가 내용을 작성해줍니다.

브랜드의 경우는 ‘브랜드/영역’을 추가적으로 작성하고, 프로젝트의 경우는 ‘분야/KPI’를 작성할 수 있습니다.

 

브랜드 프로젝트 포함 시 추가내용 화면

 

프로젝트성 프로젝트 추가 시 추가내용 화면

 


 

7. ‘서브태스크’ 버튼을 클릭하여 예측되는 하위 업무 구성요소를 최대한 작성합니다.

한 번 클릭한 뒤에는 엔터 키를 통해서 쉽게 추가할 수 있습니다.

마찬가지로 하위 태스크의 경우에도 가능한한 담당자와 마감일자를 지정합니다. 항상 ‘선지정 후조정’ 입니다.

조정이 필요할 경우에는 댓글 혹은 대면을 통하여 조정 과정을 거칩니다.

 

예측되는 하위 업무의 구성요소를 최대한 기록합니다.

 

하위 태스크 담당자 지정화면

 

하위 태스크의 마감일자 지정화면

 

 


 

8. 서브태스크의 말풍선을 클릭하면 서브태스크 카드로 이동됩니다.

이용방법은 태스크 카드와 동일합니다. 서브태스크의 상세 내용이 있는 경우에는 작성해줍니다.

 

담당자 옆의 말풍선 아이콘 클릭

 

소속된 프로젝트, 상위카드명 등을 확인할 수 있다.

 


 

9. 기획서 혹은 요청서 등 관련된 파일을 첨부해줍니다.

구글드라이브에서 검색하여 업로드가 가능하니 많이 활용해보세요~

 

첨부파일 버튼을 클릭하여 하드, 구글드라이브에서 첨부가 가능합니다.

 

구글드라이브 이용을 위해서는 최초 1회 연결 과정을 거처야 합니다.

 


 

10. ‘@’ 의 멘션 기능 활용하여 다른 태스크 카드 혹은 사람을 지정할 수 있습니다.

  • 태스크 멘션 : 클릭 시 멘션한 태스크 카드로 이동
  • 태스크 사람 : 멘션한 사람의 IN BOX 및 메일을 통하여 멘션된 내용을 알림
@ 이후에 태스크 제목을 입력하면 드롭다운 메뉴에서 선택 가능

 

@ 이후에 사람 이름을 클릭하면 해당 인물 멘션 가능

 

실제로 멘션이 된 화면

 


 

11. 업무와 관련된 협업 및 공유와 관련된 담당자를 팔로워로 추가해줍니다.

팔로워로 추가해줄 경우에는 ‘IN BOX’ 혹은 메일을 통하여 카드의 업데이트 소식을 받을 수 있습니다.

@ 멘션 기능을 이용하면 자동으로 팔로워로 추가가 됩니다.

 

 

 

 


 

여기까지 태스크 카드의 생성하기 기능을 알아보았습니다.

  • 태스크 카드의 생성 및 활용법
  • 태스크 카드의 구성
  • 프로젝트의 성격
  • 멘션 기능의 활용

위의 기능에 대해서 익히셨네요! 수고하셨습니다 🙂

다음 편에서는 ‘태스크 업무 진행’에 관한 내용을 알아보도록 하겠습니다.

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