ASANA 활용 가이드라인 – 3. 태스크 업무진행

ASANA 활용 가이드라인 – 3. 태스크 업무진행

안녕하세요 엘프 여러분 🙂

지난 편에서는 아사나의 기본 활용단위 Task Card의 생성에 대해서 알아보았습니다.

이제 업무를 시각화하는 칸반 보드의 활용법에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

칸반보드는 도요타에서 개발,활용하여 유명해진 것으로 ‘포스트잇을 업무 진행단계 별로이동시키면서 시각화하여 관리‘하는 것이라고 생각하면 편할 것 같습니다.

이런식으로 업무의 내용을 적어놓고 진행 전, 진행 중, 완료 등을 구분하는 것이 칸반보드입니다.

실제 업무단계를 거치면서 다양한 변수가 있기 때문에 예시 업무처럼 진행되지 않더라도 기본적인 내용을 알고 있다면 충분히 활용하실 수 있을 것이라고 생각합니다 🙂

 


 

1. 각 카드는 프로젝트 보드에서 칼럼(column)에 배치하여 업무 진행상황을 표시합니다.

  • To do : 앞으로 해야할 일들, 진행하기 전의 업무를 여기에 위치시킵니다.
  • Plan (Define) : ‘To do’의 업무의 구체적 계획을 수립, 협의합니다. 일정, 협업계획, 진행유무, 업무범위 등을 구체화시킵니다.
  • In Progress : 진행 중인 업무들이 위치합니다.
  • Check : 진행 업무가 끝난 뒤 검수, 컨펌, 릴리즈 이후 QA 등의 업무 단계입니다.
  • Done : 완료된 업무 단계입니다.

 

칸반보드에서 업무의 단계

 

프로젝트 보드에서 업무의 단계

 


 

2. 칼럼은 ‘카드에서 프로젝트 관리 메뉴를 클릭하여 이동’하거나 ‘보드에서 드래그 앤 드롭으로 이동’시킬 수 있습니다.

 

카드의 프로젝트 명 옆에 칼럼단계가 표시됩니다. 클릭하면 드롭다운 메뉴로 이동시킬 수 있습니다.

 

보드 화면에서 드래그앤 드롭으로 쉽게 이동시킬 수 있습니다.

 


 

3. 실제 업무 예시를 보면서 이해해보겠습니다. 우선 해야할 일이 생기면 To Do 에서 카드를 생성해줍니다.

이 단계에서는 업무의 제목과 간략한 내용, 담당자, 마감일정을 설정해줍니다. 담당자와 마감일정은 ‘선지정 후조정’의 법칙을 따릅니다.

본 단계에서는 아래의 내용을 지정해줍니다.

  • 제목
  • 업무내용 (간략)
  • 담당자
  • 진행일정

제목은 아래의 규칙을 따릅니다.

  • 브랜드 유관업무 : 브랜드 명_업무 내용 (ex : 누벨르_PXNE 2차 발주 // 영시_더브라운앰플 제형 결정)
  • 그 외 업무 : 주관팀명_대주제+업무내용 (ex : MS_엘빈즈 마케팅제안 // MC_페이스북 SOV 효율향상 기획)

 

To Do에서 카드를 생성한 뒤에는 담당자, 일정, 제목, 간략 내용을 기재해줍니다.

 


 

4. Plan에서는 관련자들을 팔로워로 초대하고 댓글을 통해서 진행여부와 업무의 범위, 일정을 협의합니다.

협의가 완료되면 서브 태스크, 구체적 기획안 등을 첨부합니다. 본 단계에서는 아래의 내용을 결정합니다.

  • 팔로워 초대 (관련 담당자)
  • 업무내용 (상세)
  • 진행일정 (조정)
  • 첨부파일 (기획안 등 관련문서)
  • 서브태스크의 생성
  • 프로젝트 보드의 추가

프로젝트의 보드를 추가한 뒤에는 칼럼의 단계를 반드시 일치시켜줍니다!

 

관련자를 팔로워로 초대하여 댓글을 통하여 업무의 내용과 계획을 구체화시킵니다.

상세내용과 예측되는 하위 태스크를 모두 기록해줍니다. 기획안 등의 문서가 있는 경우에는 첨부해줍니다.

 

팀 혹은 전사공유 업무인지와 타 팀 협업 업무인지를 판단하여 프로젝트를 추가해줍시다. 프로젝트를 추가한 뒤에는 칼럼의 단계를 일치시켜줍니다.


 

5. 일정에 따라서 업무가 진행되면 ‘In Progress’ 단계로 이동하고 완료되는 하위태스크를 촵촵 체크해줍니다.

진행상황에 따른 히스토리 기록과 협업 소통, 산출물 첨부는 기본!

  • 히스토리 기록
  • 협업 소통
  • 첨부파일 (진행상황에 따른 산출물)
  • 하위태스크 완료처리

마찬가지로 여러 프로젝트에 걸쳐있다면 칼럼의 단계를 반드시 일치시켜줍니다.

 

일정에 따라서 진행 시에 ‘In Progress’로 이동시키고 다른 프로젝트의 칼럼도 동일하게 일치시켜줍니다.

 

하위 업무가 완료되면 체크 표시를 하여 완료를 나타내줍니다.

 

업무 산출물이 있다면 첨부하고 관련자들과 댓글을 통하여 소통합니다.

 


 

6. 산출물 검수, 컨펌이 필요한 경우에는 ‘Check’의 업무 단계로 이동시킵니다.

만약 위의 단계가 없다면 바로 ‘Done’으로 이동시켜 업무를 종결시킬 수 있습니다.

  • 타 팀의 검수, 컨펌 등의 과정이 필요하며 추가적인 요청사항이 예상되는 경우
  • 외부 업체에 의한 협업, 검수, 컨펌이 필요한 경우
  • 일정 시간동안 정상적으로 동작되는지 확인해야 하는 경우

위의 경우를 제외하고는 ‘In Progress’ 단계에서 협의를 완료하도록 합니다.
칼럼의 단계는 최소화 시킬수록 바람직합니다.

마찬가지로 여러 프로젝트에 걸쳐있다면 칼럼의 단계를 반드시 일치시켜줍니다.

 

하위 업무 종료 이후에 산출물에 대한 검수, 컨펌등이 과정이 남아있는 경우에는 ‘Check’로 이동시킵니다. 여러 프로젝트에 걸쳐있다면 칼럼의 단계를 일치시켜줍니다.

 

댓글을 통하여 검수, 컨펌 등의 소통을 합시다.

 


 

7. 완료되었다면 태스크의 완료를 체크하고 ‘DONE’으로 이동시켜 종결처리를 해줍니다.

 

모든 프로젝트를 ‘Done’으로 이동하고 태스크 카드를 완료처리해줍니다.

 


 

8. 기본적으로 보드에서는 미완료 업무만을 볼 수 있어서 완료 업무를 보기 위해서는 좌측의 ‘Completed Tasks’ 혹은 ‘All Tasks’로 설정을 변경하면 볼 수 있습니다.

 

우측 상단의 ‘View’를 클릭하면 어느 Task를 볼 것인지 결정할 수 있습니다.

 

‘All Tasks’ 혹은 ‘Completed Tasks’를 선택하면 완료된 태스크 카드를 볼 수 있습니다.

 


 

오늘은 업무 진행에 따른 태스크 카드의 이동과 활용에 대해서 알아보았습니다.

일단 예상되는 FAQ에 대한 답변을 하도록 하겠습니다.

Q1. 하위 태스크에만 제가 포함되어 있습니다. 이럴 경우에는 저의 단계만 완료 체크하면 개인 보드 칼럼 상태는 ‘DONE’으로 이동시키면 되나요?
A1. 아니오. 개인보드에서도 칼럼의 단계를 전체 카드의 상태와 통일시켜줍니다.
하위 업무보다는 전체 업무의 진행상황을 보다 중요시하고 추가 혹은 수정에 관한 사항이 생길 수 있기 때문입니다.

Q2. 협업 과정에서 작성된 내용을 삭제(수정)하였습니다. 다시 볼 수 있나요?
A2. 댓글 부분에는 카드의 생성, 수정, 삭제 등의 히스토리를 볼 수 있습니다.
수정의 경우는 ‘사람 changed the description. Show Difference’ 라고 표시되는데 ‘Show Difference’를 클릭하면 수정된 내용과 삭제된 내용을 확인할 수 있습니다.

삭제된 내용은 줄로, 추가된 내용은 민트색으로 표시된다.

추가적으로 궁금하신 내용이 있다면 여기에 계속 업데이트 하도록 하겠습니다.

– 태스크 카드의 칼럼 이동
– 각 칼럼 단계의 설명
– 칼럼 단계에 따른 작성 내용
– 협업 시 구체적인 활용법
– 수정, 삭제 내용 확인 방법

여기까지 하셨다면 위의 내용을 모두 마무리 하셨습니다.
수고하셨습니다 🙂

다음 편에서는 매일 체크해야 하는 것들에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

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