ASANA 활용 가이드라인 – 4. 매일 체크해야 하는 것들

ASANA 활용 가이드라인 – 4. 매일 체크해야 하는 것들

안녕하세요 엘프 여러분 🙂

이제는 태스크 카드와 칸반보드를 어떻게 업무에 적용시키는지에 대해서 다들 알고 계실겁니다.

이번 편에서는 아사나를 매일 어떤 식으로 체크해야 하는지 기본 활용법을 알아보도록 하겠습니다.

알려드리는 내용은 기본! 정말 기본에 해당되는 내용으로 삼시세끼처럼 지켜주셔야 하는 내용입니다.
나는 밥 한끼만 먹는데요? 이런 분들이 있다면 정말 못 말리겠네요.

우리가 아사나를 효율적으로 활용하기 위해서 반드시 여기에 있는 항목은 지켜주셔야 합니다.
협업이라는 것은 당연히 여러명이 함께 하는 것이기 때문에 한 사람이라도 지키지 않으면 우리가 아사나를 사용하는 의미가 없어지겠죠?

물론 여기에 적혀있는 내용을 넘어서 고급적으로 활용하시는 다른 분들은 적극 권장해드리며 🙂
좋은 활용법이 있다면 많이 공유해주시길 부탁드리는 바입니다.

기본적으로 아사나에서 매일 체크해야 하는 것들은 다음과 같습니다.

  • 해야 할 업무의 생성
  • 업무의 일정 관리
  • 진행 중 업무 내용 업데이트
  • 협업 업무 피드백
  • 완료 업무 체크

큰 순서는 아래와 같습니다. 구체적인 화면 설명과 함께 보도록 하겠습니다.

  1. 아사나 접속
  2. IN BOX에서 협업 소통
  3. 개인 프로젝트 보드에서 업무 생성
  4. MY TASK에서 하위 업무 확인 및 일정 조정
  5. DASHBOARD에서 진행 사항 확인
  6. 업무 중 태스크 카드 업데이트

 

 


 

1.좌측 상단의 ‘INBOX’, 이후에 ‘PP’ 다시 좌측 상단의 ‘MY TASK’, ‘DASHBOARD’ 를 순으로 확인합니다.

  1. 진행 중 혹은 진행했던 일은 어떻게 경과되었는지 >> INBOX
  2. 1의 내용을 바탕으로 업무 생성 및 카드의 조정 >> PP
  3. 하위 태스크 확인 및 전체적 업무일정 조정 >> MYTASK
  4. 남은 업무 및 진행경과 확인 >> DASHBOARD

‘INBOX’를 클릭하여 이동합니다. ‘INBOX’는 많이 활용하시는 페이스북 담벼락, 인스타그램 피드와 같은 역할을 하는 곳입니다.

내가 팔로우 하고 있는 프로젝트 보드, 태스크 카드의 변동사항, 소속된 팀 대화, 상태메시지 업데이트, 멘션된 댓글 등을 확인할 수 있습니다.

좌측 상단의 INBOX를 클릭합니다.

 

내가 팔로우 하고 있는 태스크 카드, 프로젝트 보드의 변동사항과 멘션된 댓글을 확인할 수 있습니다.

 


 

2. 항목을 클릭하면 우측에 태스크 카드가 나타납니다. 필요 시 댓글로 피드백 혹은 카드 업데이트를 해줍니다.

중요하거나 잘 한 내용인 경우에는 ‘♡’ 아이콘을 클릭하여 좋아요를 합니다.

 

클릭 시 우측에 태스크 카드가 표시됩니다. 필요 시 댓글 및 업데이트를 합니다.

 

하트 아이콘을 클릭하면 ‘좋아요’를 할 수 있습니다. 틈틈히 동료를 격려해줍시다!

 


 

3. 확인 한 내용은 우측의 ‘X’표시 혹은 좌측 하단의 ‘Archive’ 를 클릭하여 보관처리 해줍니다.

아카이브 된 내용은 아카이브에서 다시 ‘인박스’ 항목으로 이동시킬 수 있습니다.

매일 확인하여 IN BOX의 쌓여있는 내용이 없도록 관리합니다.

 

X 표시 혹은 Archive를 클릭하면 아카이브 항목으로 이동됩니다.

 

아카이브 된 내용은 ‘Archive’ 항목을 클릭하면 확인할 수 있으며 다시 인박스로 이동이 가능합니다.

 

인박스의 메시지를 확인한 뒤의 상큼한 화면. 자주 볼 수 있도록 합니다.

 


 

4. PP 개인 프로젝트 보드로 접속합니다. 다른 업무의 진행상황을 바탕으로 아침에 5분간은 해야 할 업무의 리스트를 계획하고 작성합니다.

현재 진행 중인 업무의 진행상황을 업데이트 및 확인한 뒤 해야할 업무를 카드로 생성합니다.

 


 

 

5. MY TASK로 이동하면 하위 태스크를 포함하여 내가 해야 할 업무 태스크를 확인할 수 있습니다.

  1. 해당 태스크가 위치한 프로젝트 보드
  2. 마감 일자
  3. 태스크 제목
  4. (하위 태스크인 경우) 상위 태스크 제목
MY TASKS 이동 후 화면의 구성

 


 

6. 좌측 상단의 설정 아이콘을 클릭하여 마감일자(DUE DATE) 순으로 정렬하면 일자별로 태스크 확인이 가능합니다.

일정이 지정되지 않은 경우에 확인하여 일정을 지정합니다.

 

우측 상단의 설정 아이콘을 클릭하여 DUE DATE를 클릭합니다.

 

‘▶LATER’ 를 클릭하면 마감일자가 지정되지 않은 태스크를 볼 수 있습니다.

 

일정을 보고 일정이나 프로젝트가 지정되지 않은 일정을 지정해줍시다.

 


 

7. 일정의 조정이 필요한 경우에는 태스크 클릭하면 우측에 카드가 표시됩니다.

해당 카드에서 (협업자와 소통을 통하여) 일정을 조정해줍니다.

마감일자가 지난 경우에는 반드시 날짜를 조정합니다.

 

일자가 지난 경우에는 빨간색으로 표시가 됩니다.
클릭하면 우측에 카드화면이 표시됩니다. 필요 시 댓글로 소통하여 일정을 조정합니다.

 


 

8. CALENDAR를 클릭하면 달력으로 업무 달력을 쉽게 확인할 수 있습니다.

 

캘린더에서는 완료 내역을 포함하여 업무 진행달력을 확인할 수 있습니다.

 


 

 

9. 우측 상단의 ‘DASHBOARD’로 이동합니다. 대쉬보드에서는 내가 속한 프로젝트의 태스크 진행현황을 확인할 수 있습니다.

 

 

상단의 대쉬보드를 클릭합니다.

 

소속된 프로젝트 보드의 태스크 잔여량과 완료량을 그래프로 확인할 수 있습니다.

 


 

10. ‘No current updates.’를 클릭하면 상태표시와 메시지를 기록할 수 있습니다.

팀 보드의 경우는 팀원들과 필요한 사항을 공유하고, 개인 보드는 목표를 기록하여 업데이트합니다.

 

여기를 클릭하면

 

이런 화면이 나옵니다. 초록불, 노란불, 빨간불로 현재의 상태와 메시지를 기록할 수 있습니다.

 

실제 대쉬보드에 기록된 상태표시와 메시지

 


 

11. 업무 진행에 따라서 내용을 카드에 기록하거나 댓글로 소통하여 작성하여 기록합니다.

복수의 프로젝트 보드에 추가하는 경우에는 칼럼 단계를 맞추는 것을 잊지 맙시다.

  • 업무 산출물 첨부
  • 진행상황 업데이트
  • 댓글을 통한 협업소통

 

완료된 업무의 산출물을 기록하거나 첨부합니다. 미팅이나 회의의 경우에도 마찬가지..

 

필요한 경우에 댓글을 통하여 소통해줍니다.

 

복수의 프로젝트를 추가하는 경우에는 칼럼의 단계가 일치되도록 관리합니다.

 


 

여기까지 기본적으로 아사나의 활용방법에 대해서 익혀보도록 하였습니다.

항상 솔루션이나 컨설팅이라는 것이 그렇듯이 아사나 역시 결코 해답이 아니라 수단일 뿐이며 해답은 우리가 가지고 있습니다.
아사나를 우리가 도입하는 목적은 다음과 같습니다.

– 업무 계획 수립 및 일정 관리
– 업무 히스토리 및 산출물 관리
– 협업체계 구축

여러분들의 적극적인 활용과 피드백만이 협업과 업무 및 산출물 관리를 위한 키워드가 될 것 입니다.

– 인박스 활용법
– 마이태스크 정렬 및 활용법
– 대쉬보드 활용법
– 아사나를 활용한 업무 프로세스 구조

여기까지 하셨다면 위의 내용을 모두 마무리 하셨습니다.
수고하셨습니다 🙂

엘프 여러분들께서도 다시 한 번 적극적으로 활용해 주 실것을 설문과 테스트가 있으니 참고해주시길 바랍니다.

피드백이나 궁금하신 사항이 있는 경우에는 ggooni5@elsolcom.com으로 메일 주세요~

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